1. Liebe Forumsgemeinde,

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Access und Word verknüpfen

Discussion in 'Office-Programme' started by hundemama, Oct 9, 2014.

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  1. hundemama

    hundemama ROM

    Hallo zusammen,

    folgendes Problem:
    Ich habe eine Kundendatenbank mit Access erstellt und einen Auftragszettel als Entwurf in Word, ist übrigens Office 2013.
    Nun möchte ich wenn ich einen Auftragszettel ausfülle, das ich nur den Namen eingbe und die Adresse des Kunden automatisch aus der Access Datenbank übernommen wird, bei Kunden mit dem gleichen Namen soll natürlich eine Auswahl angezeigt werden.
    Wie bekomme ich das hin?
    Ich kann nicht progrmmieren also haltet euch mit Ratschlägen die in dieser Richtung gehen bitte zurück. Ich bin ein dummer User der eine einfache Funktion, wie sie im Geschäftsleben alltäglich ist, umsetzen möchte.

    Gruß

    hundemama
     
    hundemama, Oct 9, 2014
    #1
  2. Eric March

    Eric March CD-R 80

    Eine (in mehrfacher Hinsicht) einfache Funktion? Nennt sich Berichte, direkt in Access. Das sollte Optisch genug rausreißen.

    Hintergrund: Word mag verknüpfen können, aber im Sinne des Erfinders war es Access so weit vollständig auszureizen und allenfalls Word für Serienbriefe einzuspannen. Oder mit Word eigenständig zu layouten usw. Word ist kein FrontEnd von Access, und wenn es sein muss dann allenfalls mit VBA (also Programmieren) von Access aus.
    Einfach wäre eine Abfrage in Access und deren Resultat nach Word einkleben.

    Eric March
     
    Eric March, Oct 9, 2014
    #2
  3. Hascheff

    Hascheff Moderator

    Hallo hundemama,

    deiner Problembeschreibung kann man nicht entnehmen, ob du Word-Brief und Kundendatenbank schon mit der Word-Serienbrieffunktion verknüpft hast. Wenn ja, kannst du die nächsten beiden Absätze überspringen.

    Jedenfalls hast du die Kundendatenbank schon angelegt. Jetzt ist die Frage, ob du der DB nur die Kundendaten (Adresse etc.) für das Schreiben entnehmen willst, oder auch Auftragsdetails. Wenn ja, müsstest du das in Access organisieren und eine Abfrage erstellen, die Auftragsdetails und Kundendaten verknüpft.

    In Word musst du diese Abfrage oder eben nur die Kundentabelle als Serienbrief-Datenquelle einsetzen. Wenn du das noch nicht kannst, frage noch mal nach. Sicher lässt sich die Angelegenheit auch komplett ohne Word erledigen, aber es ist nicht nötig.

    In Word kannst du im Seriendruck-Manager die Datensätze filtern. Gibst du als Filter "Müller" ein, bleiben, wenn es hoch kommt, vier Datensätze übrig. (Wenn dir das zu viel ist, musst du die Kundennummer - bei Access ID genannt - zum Filtern wählen.) Wenn du die Ansicht "Serindruck-Vorschau" wählst, kannst du dich durch die Datensätze bewegen und den richtigen auswählen. Am Ende darfst du zum Drucken nur die normale Druckfunktion, nicht die Serienbrief-Druckfunktion verwenden.

    Wenn du vorher in Word noch Auftragsdetails eintragen willst, empfehle ich die Verwendung von Textbausteinen. (Einfügen - Schnellbausteine - Autotext)
     
    Hascheff, Oct 10, 2014
    #3
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