Elegante Archivierungslösung für Webmail?

Hallo,

ein Bekannter von mir nutzt seit mehr als einem Jahrzehnt den Webmail-Service von T-Online und ist bisher auch sehr zufrieden damit. Da er jedoch täglich sehr viel Email-Kommunikation anhäuft, läuft das T-Online-Konto in regelmäßigen Abständen voll (1 GB) weshalb alte Emails gelöscht werden müssen.

Er ist deshalb nun auf der Suche nach einer Möglichkeit, wie die älteren Emails archiviert werden können ohne den direkten Zugriff zu verlieren (wie z.B. bei einer Archivierung als zip-Datei o.ä.).

Meine ersten Ideen gehen im Moment in folgende Richtungen:

• zweites Konto (mit viel Speicher, z.B. Google oder Outlook), welches alle Emails sammelt, so dass auf dem T-Online-Konto alte Mails gelöscht werden können
• MS Outlook oder Thunderbird, welches automatisch die ältesten Mails herunterläd. Geht sowas?
• Eigener Mail-Server auf einem NAS, welcher die Mails von T-Online sammelt
• Vergrößerung des T-Online-Kontos für 5 Euro im Monat. Dauerhafte Kosten sehe ich allerdings kritisch, da sich über die Zeit dann eher ein NAS lohnen würde.

Das Herunterladen in ein Mail-Programm sehe ich deswegen etwas kritisch, da dann wieder darauf geachtet werden muss, die Daten regelmäßig zu sichern. Deswegen bevorzuge ich Moment eher eine Online-Lösung (NAS eingeschlossen), lasse mich aber gerne auch eines besseren Belehren. Außerdem soll der ganze Prozess möglichst einfach und intuitiv funktionieren, da der Anwender nur mittelmäßig ausgeprägte Computer-Kenntnisse besitzt. Weiterhin wäre ich froh, wenn das System dauerhaft (Größenordnung 10 Jahre) zuverlässig funktioniert.

Was würde sich eignen?

 

Hallo!

Hallo!

Outlook wäre nicht so optimal. Denn irgendwann ist die PST-Datei so groß dass Outlook nicht mehr normal arbeiten kann. Die 64-bit-Version von Outlook kann zwar auch PST-Dateien jenseits der 4GB nutzen, nur läuft die 64-bit-Version nicht wenn bereits ein anderes 32-bit-Office installiert ist.

Ich nutze Outlook. Aber ich sichere regelmäßig alle Mails als MSG-Datei (Anhänge bleiben erhalten) auf Festplatte. Diese MSG-Dateien lassen sich mit der Vorschaufunktion auch im Windows-Explorer anschauen. Das Sichern und anschließende Löschen der Mails lässt sich mit VBA automatisieren.

Gruß, René

 

Deine Ideen gehen schon in die richtige Richtung. Ich nehme mal an, dass das T-Online Konto per IMAP abrufbar ist. Dann reicht im Grunde ein separater Thunderbird. Dort erstellt man ein Konto für das zu sichernde Konto und legt die Ordner fest, welche permanent synchronisiert werden sollen. Zusätzlich gibst du an, dass keine Nachrichten gelöscht werden sollen. Jetzt braucht man eigentlich nur noch regelmäßig mit diesem Thunderbird die Mails abrufen und hat seine Sicherung. Als zweite Sicherungsebene erstellt man nun eine Sicherung des Thunderbird-Profils z.B. per Mozbackup. Wichtig: diesen Thunderbird wirklich nur für die Sicherung und nicht zum Arbeiten verwenden.

Eine weitere Möglichkeit wäre einen lokalen Mailserver zu nutzen. Die Funktionsweise ist damit ganz ähnlich. Ich nutze dafür den "Hamster" -> http://hamster.volker-gringmuth.de/ - großer Vorteil des Programms: er legt eine, dem Postfach identische, Ordnerstruktur auf der Festplatte ab und speichert alle Mails einzeln als Textdatei. Damit lässt sich im Ernstfall jede Mail auch ohne zusätzliche Software wiederfinden und rekonstruieren.

 

Ist das Postfach bei T-Online nicht inzwischen 5 GB groß?

Wollte gerade nachschauen, aber in der aktuellen Ansicht gibt's keine Info zum Speicherplatz. Oder seh ichs nur gerade nicht.

Edit:
Hab jetzt gerade gesehen, durch eine Zubuchoption sind hier bis 15 GB möglich. Vielleicht ist dies für den TO eine Option.

 

Die Erfahrung mit den langsamen PST-Dateien hab ich auch schon gemacht. Kann man, wenn man die Daten also MSG gesichert hat, auch vom Explorer aus auf die Anhänge zugreifen?

Dieses Vorgehen habe ich selbst schon verwendet, jedoch weiß ich nicht genau, ob das im vorliegenden Fall das Richtige ist, denn wenn ich die Mails per IMAP abrufe, verbleiben sie ja auf dem Server bei T-Online, der dann nach wie vor langsam vollläuft.

Das klingt interessant, ich werde es mir mal genauer anschauen. Kann man dort auch die Anhänge ohne Software öffnen?

Da ich eine Langzeitlösung suche, finde ich 5 Euro im Monat zu teuer. Nach 5 Jahren hätte sich z.B. schon ein eigener Backup-Mailserver auf einem Synology-NAS amortisiert, auf dem ich dann unbegrenzt Mails ablegen könnte.

Ansonsten sind weitere Ideen gerne willkommen!

 

Man sollte manuell bei T-Online die Nachrichten löschen, die man dort nicht mehr haben will. Einen Automatismus an der Stelle halte ich für recht riskant. So kann eine Mail durchaus ein falsches Sendedatum haben. Derlei würde dann vielleicht entsorgt, ohne dass man eine Chance hat, es zu sehen.

Ein Mailserver ist kein Programm zum Anschauen von Mails. Der Übernimmt nur den Datentransfer. Die Dateien auf der Festplatte haben die Endung "msg" und sind reine Textdateien - eine 1:1 Kopie der Originalnachricht. Wenn du mehr als den Nachrichtentext brauchst, muss die Datei natürlich dekodiert werden. Dafür nimmt man ein Mailprogramm oder entsprechende Anzeigentools.

 

Wie wäre es hier mit?
Funktioniert bestens und ist für den privaten Gebrauch kostenlos.

 

oder auch mit WebRecherche ? ---> http://www.macropool.de/de/index.html . Hat sogar ein Zusatzprogramm für Outlook, aber mit web.de oder gmx.de läufst auch. Habe seit zig Jahren selbst im Einsatz...

 

Nicht im Explorer. Dafür muss man die MSG-Datei per Doppelklick öffnen, sie wird dann temporär in Outlook angezeigt.

 

Habe ich auch im Einsatz, allerdings zu anderen Zwecken. WebRecherche selbst ist gut, aber die SEHR GUTE Pro-Version ist kostenpflichtig. Das Zusatztool für die Outlook-Archivierung kostet nochmals extra (aber keine Unsummen: 9,90 € / Lizenz).
MailStoreHome speichert ALLE mir bekannten mail-Protokolle. Die Einrichtung ist einfach gestaltet und auch seitens Anfängern gut zu meistern. Lediglich die Speicherung der Protokolle einiger Mail - Exoten (z.B. IncrediMail) gestaltet sich etwas komplizierter - geht aber auch!