Elektronische Dokumente: Aktenordner auf der Festplatte

"Einscannen reicht nicht"
Ich hätte unter dieser Überschrift noch einen Hinweis erwartet, dass das Schriftstück auch von einer Schrifterkennungssoftware gelesen werden muss. Erst dann sind die Dokumente durchsuchbar.

 

Die Frage ist, ob es das muss. Ich digitalisiere meinen Schriftverkehr seit über 10 Jahren vorwiegend im PDF-Format. Mit einem aussagekräftigen Dateinamen und einer durchdachten Ordnerstruktur, kann ich bis heute noch jedes Dokument in wenigen Sekunden wiederfinden. Ganz ohne zusätzliche Software oder Volltextsuche.

 

Ich mache das seit 2 Jahren, auch im PDF Format. Jedes Aufmaß, jeder Auftrag, jede Rechnung wird eingescannt und kann in Sekundenschnelle wieder geöffnet werden. So kann ich auch nach Jahren eine Rechnung mit dem dazugehörigen Auftrag vergleichen ohne dass ich lange irgendwelche alte Akten wälzen muss.

Auch mein Aktenschrank hat sich dadurch erheblich verkleinert. Hängeregister wurden ganz abgeschafft. Lediglich die Rechnungen bewahre ich für das Finanzamt noch in Papierformat auf.

 

Hallo

was muss ich als Privatmann beachten wenn ich das auch gerne machen möchte. Habe einen Kumpel, der hat viel mit Behörden zu tun und da stapeln sich auch die Aktenordner. Ja, sicher nicht in dem Maße wie in einem Unternehmen aber dennoch. Welche Programme kann mann benutzen oder reicht es die Akten als PDF zu sichern. Ist das dann auch gegenüber Behörden rechtsgültig. Oder wenn es um Kontoauszüge geht und es kommt eine frage ob mann einsprechende Bezüge erhalten hat oder nicht ist das dann bindend oder können die sagen keine originale kein Geld.

cu

 

Das musst Du mit Deinem Steuerberater oder dem Finanzamt klären. Man muss die Dokumente fälschungsicher aufbewahren, es steht nirgends geschrieben, dass das in Papierform geschehen muss. Ob dafür allerdings die Ablage als PDF Format genügt, wage ich zu bezweifeln, dafür gibt es wieder spezielle Programme.

Ich bewahre alles, was fürs Finanzamt wichtig ist, auch noch in Papierform auf. Der Ordner steht dann irgendwo im Schrank. Für mich zum nachschauen liegt es im PDF Format auf dem PC.

 

Alles Amtliche und alle Arten von Urkunden sollte man schon irgendwo im Keller einlagern, da die Herrschaften meist recht unflexibel diesbezüglich sind. Der Rest wird innerhalb der Verjährungsfristen aufgehoben und dann geschreddert. Die elektronische Kopie dient dann eher dem eigenen Durchblick. In wie weit solche dann rechtlich Stand halten, ist eine andere - bis dato in weiten Teilen ungeklärte - Frage. Hauptvorteil der elektronischen Variante ist einfach, dass die Aktenschränke aus dem Büro fliegen können. Wie gesagt, spezielle Programme verwende ich nicht. Einfach alles sauber in Ordner wegsortieren.

 

Also am besten alles Aufbewahren aber es kann in den keller abwandern. also lohnt es sich gar nicht für privat das zu machen. wenn mann was nachsieht braucht mann das wahrscheinlich auch für die behörde. na ja obwohl außer beim finanzamt liegt man sowieso alles in kopie bei sonst bekommt mann die unterlagen nie mehr zurück.

 

Das kommt darauf an. Zum Beispiel kann man die Versicherungspolicen einscannen um dann den Überblick zu behalten, oder weißt Du genau, was Du an KFZ Versicherung bezahlst und wie Du eingestuft bist. Ich scanne auch kurze Bedienungsanleitungen ein und so weiter und so weiter. Die Heizkostenabrechnung oder die Stromrechnung, so habe ich im nächsten Jahr den direkten Vergleich ohne die alten Ordner vorkramen zu müssen. Formulare die ich ausfüllen muss, scanne ich ein, fülle diese am PC aus und lege diese dann als PDF ab. An die Behörde wird das Formular dann als Email mit PDF Anhang gesendet. Ging bisher ohne Probleme.

Der Möglichkeiten gibt es viele. Aber es muss eben jeder selber wissen, welchen Überblick man haben will und was ihm wichtig ist. Mir erleichtert die ganze Sache zumindest das Leben und ich muss viel weniger suchen als früher.

 

"Scannen reicht nicht"
Ich hätte erwartet, dass auch darauf hingewiesen wird:
Der Scan muss noch durch ein Texterkennungsprogramm laufen. Sonst können die Worte mit einem Such- oder Indexprogramm nicht gefunden werden.

 

Hat denn jemand eine Liste der 50 genannten DMS Systeme.....
Ich will schon seit langem sowas haben, aber bisher nix passentes gefunden - DANKE

 

Doch Ludu, wenn Du Deinen PC etwas aufgeräumt hast, langt das.
Nehmen wir mal meine kleine Firma. Jeder Auftrag bekommt eine Bearbeitungsnummer, diese Bearbeitungsnummern habe ich in einer Tabelle gespeichert. Nun wird alles was zu dieser Bearbeitungsnummer gehört, unter dieser Nummer mit einem Entsprechenden Zusatz abgelegt. Zum Beispiel 08725 BM Aufmaß, oder 08725 BM Auftragsbestätigung Zulieferer XY. Sollte ich tatsächlich mal eine Datei im falschen Ordner abgelegt haben, So finde ich diese auf jeden Fall unter 08725 BM.

Genauso geht es mit Privaten Dingen, man braucht nur ein vernünftiges System, dann geht das alles ohne zusätzliche Programme.