Excel und Zeugnisse

Ich schreibe Jahreszeugnisse mit Hilfe der Serienbrief-Funktion im Office 2000 (Hauptdokument in Word, Datenquelle in Excel). In der Datenquelle habe ich pro Unterrichtsfach zwei Spalten angelegt werden: eine für die Note als Prädikat, eine für die Note als Ziffer (damit der Mittelwert berechnet werden kann).

Kann in einem Fach keine Jahresnote gebildet werden, soll im entsprechenden Notenfeld auf dem Zeugnisformular ein Sternchen (*) gedruckt werden, bei den Bemerkungen soll dann der Satz stehen: "Die Note im Fach ... (oder in den Fächern ...) entfällt mangels Leistungsnachweisen (oder wegen Ausbildungsverkürzung)".

Die Bemerkung ohne Nennung des Faches/ der Fächer kriege ich hin, indem ich in zweimal jeweils prüfe, ob in den Notenfeldern ein * steht und dann die Texte "Die Note entfällt" sowie "mangels Leistungsnachweisen" ausgebe, in der zweiten Spalte habe ich über die Gültigkeitskriterien ein Dropdownfeld angelegt, wo ich auch "wegen Ausbildungsverkürzung" auswählen kann, aber dann weiß ich nicht weiter.

Wie bekomme ich die Nennung des Faches (oder der Fächer), in denen keine Jahresnote steht, in die Bemerkung im Hauptdokument? Oder geht das nur manuell im verbundenen Seriendruck-Dokument?

Vielen Dank im voraus für sachdienliche Hinweise.

 

Ich glaube, dass ganze geht einfacher.
Ich würde da zwei Hilfsspalten benutzen, wobei die erste die Note erhält, im Falle eines "*" eine "0", und die zweite eine "1" für eine gültige Note, im Falle eines "*" eine "0". Mit den beiden Summen lässt sich dann auch problemlos, unabhängig von der Anzahl der Noten und den nicht bewerteten Fächern, der Durchschnitt errechnen.

 

Ich bedanke mich für die Hilfe und bitte gleichzeitig um Entschuldigung für die verspätete Antwort. Ich habe mich mit der Schulleitung darauf einigen können, die Nennung der Fächer in der Bemerkung wegzulassen.

 

Genauso schauts aus. Wir hatten funktionierende Formulare (allerdings sahen die in jedem Bereich anders aus, jeder Kollege hat die Dinger irgendwie gestaltet - einige mit Word und Excel, andere mit Omniform), bis der neue Schulleiter meinte, daß die alle gleich aussehen sollten (womit er sicher nicht ganz unrecht hatte). Also wurden im Frühjahr "Zeugniswarte" berufen, die sich auf einige Standards geeinigt und das in die Bereiche getragen haben. Für mich sah das so aus, daß ich den Kollegen meines Bereiches Hauptdokumente und Datenquellen zur Verfügung gestellt habe, mit deren Hilfe nun auch die Computerlaien ihre Zeugnisse mit wenig Aufwand ausdrucken können.

Mein Fernziel ist und bleibt aber eine zentrale Datenbank für die Anstalt, in die die Fachlehrer ihre Noten und die Klassenleiter die Fehltage eintragen (bei uns gibt es keine verbalen Beurteilungen) und die Zeugnisse zentral im Sekretariat gedruckt werden.

Diese Diskussioonen kenne ich. Oder den Ärger mit den vorgedruckten Formularen, die von jedem Drucker anders eingezogen werden und deren Stand sogar innerhalb des Stapels im Millimeterbereich differiert. Das hat vor einigen Jahren dazu geführt, daß ich die gedruckte Vorlage im Word nachgebaut habe, damit wir auf weißes Papier drucken konnten. Alles Makulatur jetzt, obwohl das Formular nach wie vor die Vorgaben des SMK erfüllt und außerdem dreimal besser aussieht als der Lappen jetzt...

So ist es. Aber ich konnte die Schulleitung davon überzeugen, daß ein verspäteter Ausbildungsbeginn (etwa bei Umschülern) fehlende Noten in fünf Lernfeldern bedeutet - diese Lernfelder können aus Platzproblemen definitiv nicht alle nochmal bei den Bemerkungen genannt werden. Unsinn ist es außerdem...

Es tut mir sehr leid, wenn dich meine Antwort brüskiert hat. Ich werde in der unterrichtsfreien Zeit ausprobieren, wie du das gemeint hat. Aber im Moment fehlt mir dafür einfach die Zeit - leider. Du weißt doch sicher selbst, wie es in den Schulen zwei Wochen vor Schuljahresende zugeht - und aufgehoben ist ja nicht aufgehoben.

 

Seit diesem Schuljahr müssen auf den Abschlußzeugnissen die Durchschnittsnoten (verkürzt auf eine Nachkommastelle) ausgegeben werden, und das sowohl allgemein als auch fachbezogen.

Ich habe das mit folgendermaßen gelöst:
=ABRUNDEN(MITTELWERT(Z2;AF2;AL2;AN2;AP2;AR2;AT2;AV2;AZ2;BH2;BL2);1)

Nun habe ich das Problem, daß die Zellen, die zur Berechnung des Mittelwerts dienen, nicht immer Zahlen enthalten (die Noten wurden nicht erteilt, z.B. wegen der Verkürzung der Ausbildungszeit) - in diesem Fall steht inder betreffenden Zelle ein Sternchen (*) und der Mittelwert wird falsch berechnet.

Wie kann ich erreichen, daß diese Zellen bei der Berechnung des Mittelwertes nicht berücksichtigt werden?

Vielen Dank im voraus für sachdienliche Hinweise.

 

Wenn 2 Sternchen bei Deinen 11 Noten sind, soll er doch die 9 Noten zusammen zählen, und dann durch 9 Teilen?

Mein Excel2003 sagt zu Mittelwert >

Das Sternchen ist "Text". Da man nie wissen kann... habe ich getestet >
Excel zählt richtig nur die Zellen mit Zahlen zusammen, und dividiert dann nur durch die Anzahl der Zellen mit Zahlen.

Bei der Eingabe mit dem Funktionsassistent meckert dieser aber, wenn ein Sternchen in der Zelle ist...
...also Funktionsassistenten nicht benutzen >>> Formel von Hand eintippen.

Die Funktion MITTELWERTA() evaluiert Text übrigens als Null, und dividiert dann durch die Gesamtzahl der Zellen.

Wenn Excel2000 das nicht so sehen sollte, wird es komplizierter. Vielleicht über eine Benutzerdefinierte Funktion...
Oder versuche es mit einer leeren Zelle, anstelle der Sternchenzelle.

Gruss Urs

 

Vielen Dank für eure Hilfe - daß auf den Zeugnissen ein falscher Mittelwert ausgegeben wurde, lag nicht an der Formel, sondern an einem falschen Seriendruckfeld im Formular. Die Formel war nämlich richtig, der Fehler lag bei mir.

 

Ich möchte einen Zellwert nur dann ausgeben, wenn zwei weitere, voneinander unabhängige Zellen (E2 und S2) nicht leer sind. E2 enthält ein Geburtsdatum, S2 das Datum des Schuleintritts.

Die Prüfung jeweils einer Zelle bekomme ich mit einer verschachtelten WENN-Funktion hin, aber wie macht man das bei zwei Zellen? Die unverschachtelte Funktion sieht so aus:

=WENN(JAHR(S2-E2)-1900<18;"mit Erfolg besucht und die Berufsschulpflicht erfüllt.";"mit Erfolg besucht."))

Forensuche und Excel-Hilfe haben mich nicht weitergebracht, über Hilfe würde ich mich sehr freuen.

 

Hat geklappt - vielen herzlichen Dank!

Viele Grüße
Winnie

 

Es gibt mal wieder eine neue Verwaltungsvorschrift...

Aber um die geht es jetzt nicht, sondern um ein Formular der IHK, mit dem der/die Auszubildende die Übernahme der Berufsschul-Notendurchschnitte inklusive Punktwerten auf sein IHK-Zeugnis beantragen kann.

Die Berechnung des Durchschnitts ist klar, das Zuweisen des Punktwerts aus dem Durchschnitt ebenso. Was ich nicht hinbekomme, ist die Unterdrückung der Ausgabe des Punktwerts, wenn noch kein Durchschnitt berechnet wurde.* Mit der ISTLEER-Funktion kann ich nicht arbeiten, weil in der Zelle ja immer eine Formel steht...

* Aus den Zellen Y2, AA2, AC2, AE2, AG2 und AI2 wird der Durchschnitt berechnet. In diesen Zellen können zum einen die Noten 1 bis 6 und zum anderen ein * (keine Note) , außerdem in AI2 ein A für Attest (Sport). Aufgrund der Sternchen und Atteste gibt mir die Formel

=WENN(Y2+AA2+AC2+AE2+AG2<1;"";WENN(P2<=1,4;"sehr gut";WENN(P2<=2,4;"gut";WENN(P2<=3,4;"befriedigend";WENN(P2<=4,4;"ausreichend";WENN(P2<=5,4;"mangelhaft";"ungenügend"))))))

die Fehlermeldung #WERT aus - was ja auch logisch ist, weil Excel mit Text nicht rechnen kann.

Wie verhindere ich in so einem Fall die Ausgabe des Punktwertes? Für Tips und Hinweise bin ich sehr dankbar.

 

verstehe ich Deine Formel richtig, dass Du in P2 den Durchschnitt berechnest? addierst Du da einfach Y2+AA2+AC2+AE2+AG2+AI2 und teilst durch 6 oder wie sieht das aus?

 

Ja.

Nein, die Formel sieht so aus (der Durchschnitt muß auf eine Nachkommastelle verkürzt [nicht gerundet!] werden):

=ABRUNDEN(MITTELWERT(Y2;AA2;AC2;AE2;AG2;AI2);1)

 

und wie soll die Berechnung aussehen, wenn ein * gesetzt ist, oder zwei, ein * und ein A usw. ... ? ja, Lehrer haben's schon schwer!

 

Diese Fächer zählen dann einfach nicht mit. Das heißt, der Mittelwert wird nur aus den Noten gebildet, die tatsächlich erteilt wurden.

 

meine grobe Überlegung geht dahin, eine Hilfszeile zu erstellen, in der nur die gültigen Noten stehen (und keine Sterne oder ein A) und damit die Berechnung des Mittelwertes durchzuführen - aber gibt hier ja noch ein paar Lehrer, die können das sicher eleganter ...