schneller als scannen

Hallo,

da ich Anfang nächsten Jahres meinen Arbeitsplatz nach Hause verlagern werde, müssen meine im Computer-Bereich weniger begabten Kolleginnen alle eingehenden handschriftlichen Dokumente in irgendeiner Art einlesen und archivieren, damit ich im Netzwerk darauf zugreifen kann.
Scannen ist zu langwierig und zu schwierig, ich glaube gehört zu haben, dass es eine Software gibt, die (einmal eingerichtet) ein Foto des Dokumentes macht und es in den vorgesehenen Ordner verschiebt ohne weitere Einstellungen machen zu müssen.
Weiß jemand was ich meine? Oder hat jemand andere Ideen?

Vielen Dank

 

Eine Software macht keine Fotos, sondern verarbeitet deren digitale Daten.
Die Digitalisierung eines Dokuments macht eben ein Scanner (oder eine Digicam).

 

Hallo,

ok habe mich blöd/nicht korrekt ausgedrückt. Es war eine "Arbeitsstation" mit Kamera drüber, die mit einer Software lief, die das gewünschte Ergebnis brachte...
Papier auf den Tisch gelegt, auf den Auslöser gedrückt und fertig. Hatte gedacht das hieß I - C - U - finde aber nichts.
Bin auch für andere Tipps offen. Alles zu scannen kann ich den Damen hier nicht antun, dauert zu lange, ebenso wie Fotos mit der Digicam zu machen, die dann wieder in den richtigen Ordner verschoben werden müssen.
Digitalisierung muss doch auch einfacher/schneller funktionieren?

 

Es gibt keine schnellere, professionelle Methode als über einen (Einzugs) - Scanner Dokumente auf den Rechner zu bringen. Homeuser benutzen halt den Flachbettscanner.

 

Diese Dinger heißen "Kamera-Dokumentenscanner". Die laufen aber nicht von allein, sondern werden wie ein normaler Scanner an einen Rechner angeschlossen. Die Software und Bedienung läuft ähnlich wie bei einem normalen Scanner.

Nimm ein Multifunktionsgerät für den Business-Bereich - z.B. die HP Officejet 86xx Serie. Damit ist es möglich, direkt über das Display am Gerät auf Netzwerkfreigaben oder einen angeschlossenen USB-Stick zu scannen - auch ohne Umwege als PDF. Es braucht letztlich nur noch jemanden, der die Dokumente aus den Freigaben in die richtigen Ordner verschiebt. Da das aber alles übers Netzwerk funktioniert, kannst du das sogar von einem externen Arbeitsplatz z.B. per VPN-Verbindung - erledigen.

 

Danke für die Antwort, ja dann meine ich einen Kamera-Dokumentenscanner und werde mir die Produkte mal ansehen... :-)
Wir haben bereits ein Multi-Funktionsgerät Brother MFC-8380DN stehen. Auf USB scannen fällt ganz aus für die beiden, aber auch einlegen oder durch laufen lassen dauert einen Moment - da steht man dann für jedes Blatt ein paar Sekunden nebendran - Foto sollte da doch deutlich schneller gehen?
Einstellungen am Displays des Geräts durchführen ist auch kritisch, brauche es so simpel wie nur möglich.

Da wir zu einem anderen Arbeitsplatz bereits mit VPN-Verbindung arbeiten, werden wir das wohl wieder so machen.

Eine weiter führende Frage:
Da ich dann einge Dokumente in einem Ordner liegen habe, würde ich mir eine übersichtlichere Software wünschen, um diese schnell zu archivieren und darauf zugreifen zu können. Klar funktioniert das mit Windows, brav in Ordner schieben, dauert aber auch länger und ich sehe erst was der Ordner enthält, wenn er offen ist. Damals (wohl 10 Jahre her) hat man mir von einer Software von Leitz berichtet, die super wäre - da gibt es bestimmt was neueres...?

P.S. Wir haben ein super Warenwirtschaftsprogramm, sobald Aufträge am laufen sind, ist sowieso alles im Netzwerk zu finden, ich brauche aber einen Überblick über die diversen Dokumente, die vorher anfallen, Aufmaß, Monteursberichte etc.

Danke für die Hilfe.

 

Für Smartfons gibt es sowas. Das sind kleine Apps, die ein Dokument z.B. als PDF mit der Cam ablichten, gerade richten und in einen Ordner ablegen. Obs das für den PC, für das unbekannte Betriebssystem gibt, keine Ahnung. Ich denke mal Emulatoren wie BlueStacks kommen wohl nicht in Frage.

 

Eine Smartphone-App wird wahrscheinlich nicht funktionieren, da an den Rechner anschließen und übertragen zu schwierig ist, wird jedes Dokument versendet ist das Datenvolumen zu schnell verbraucht?!
Das unbekannte Betriebssystem ist Windows 7 (wird wohl vorerst so bleiben), Netzwerk läuft über Q-Server.
Was BlueStacks ist muss ich nachlesen. :nixwissen

Ich muss beachten, dass außer mir hier keiner mehr kann als unser Warenwirtschaftsprogramm bedienen, bereits beim Öffnen eines Ordners wirds teilweise schwierig, schließlich muss man den Doppelklick anwenden

 

P.S. BlueStacks scheint mir auch keine einfachere Lösung, zumal auch ich mich mit Windows-Anwendungen wohler fühle als mit meinem Android-Handy.

 

Nunja, da ist wohl eine Investition in die Weiterbindung der Mitarbeiter angesagt.

 

Wir sind ein Handwerksbetrieb mit entsprechend fachlich ausgebildeten Mitarbeitern, EDV interessiert da keinen, es ist nur ein notwendiges Übel.
Das mit dem Doppelklick war natürlich etwas überspitzt, um die Situation zu erklären.
Es haben alle mehr als genug Arbeit und müssen wegen mir nicht noch täglich 50 mal 30 Sekunden neben dem Scanner stehen - nicht wenn ich es vermeiden kann.

 

Weiterbildung ist wohl das richtige, wie erwähnt. Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.

 

...dann muss man halt eine Sekretärin einstellen, die sich um die Bearbeitung und Archivierung von Papier kümmert. Das gehört nun mal zum Geschäftsleben einfach dazu. Wie gesagt, die Kamerascanner sind nicht schneller oder einfacher zu bedienen als ein normaler Scanner. Auch die logische Zuordnung der gescannten Daten kann einem keine Maschine abnehmen. Die einzige technische Optimierung scheint mir im Warenwirtschaftsprogramm zu stecken, in dem man die eingescannten Dokumente dort integriert.

 

Warum eine Sekräterin nicht in Frage kommt, ist Nebensache.

Sofern die Kamerascanner auf Knopfdruck das untergelegte Dokument fotografieren und im Netzwerk speichern, ohne Einstellungen am Display zu machen oder warten zu müssen, bis das Dokument durchs Gerät gelaufen ist, halte ich es doch für einfacher und schneller?! Sonst kann ich auch jede Seite faxen lassen und mit Fritz bei mir digital empfangen...
Die logische Zuordnung übernehme ich dann natürlich selbst, ich arbeite gerne mit und am Rechner und scheue mich nicht davor, mich in neue Programme einzuarbeiten.

Eine Software, die die Dokumente schneller ordnen lässt, als mit den Windowsordnern wäre interessant, in die Warenwirtschaft kann man Dokumente zwar einsortieren, aber das ist ein noch langwierigeres Ordnungssystem und lohnt sich nicht für unwichtigere Dokumente.

Weil wir hier Leute haben, die zu Hause keinen Computer nutzen und das Interesse für neue Software fehlt, werde ich nach 20 Jahren Betriebszugehörigkeit keinen entlassen. Ich erkläre die Funktionen immer wieder und lasse die einzelnen Schritte schriftlich notieren - nicht immer mit dem gewünschten Erfolg.

 

Letzteres würde ich bei den meisten Geräten verneinen, da sie für diese Arbeitsweise einfach nicht gemacht sind.

Ein Fax bedienen geht also. Ich sehe da in der Arbeitsweise keinen Unterschied zu einem Einzugsscanner. Papier einlegen, Knopf drücken, Fertig. Sag Bescheid, wenn du eine bessere Lösung findest, die würde ich glatt übernehmen.

 

WENN es eines gibt das diese Arbeitsweise unterstützt wäre es genau das, was ich mir vorgestellt habe...

Klar, aber beides ist für meine Vorstellungen/Anforderungen nicht ideal -darum suche ich ja Hilfe. Gibt es tatsächlich nichts schnelleres finde ich mich eben damit ab

 

Es gibt keine schnellere Methode, als die forenseitig genannten.
Bedenke, dass beispielsweise Bibliotheken, wissenschaftliche Archive etc. mit Unterstützung von Einzugsscannern Hunderte von Dokumenten täglich digitalisieren und archivieren müssen. Die Bedienung solcher Geräte ist aber gewiss keine Wissenschaft für sich.
Die kochen auch nur mit Wasser.
Notfalls kann vom Hersteller oder Vertrieb eine Einweisung vor Ort angefragt werden.

 

Nimm doch einfach einen Dokumentenscanner, Z.B. Fuji Snap Ix500. 50 Blatt rein und Taste drücken

 

Danke, aber da wir keinen Stapel zum Scannen haben, sondern immer wieder neue - einzelne - Dokumente anfallen, werde ich unseren vorhandenen Einzugs- sowie Flachbett-Scanner nutzen, da die Kamera-Option, die ich mir vorgestellt habe, wohl nicht schneller funktioniert. Muss nur sehen, ob Dinge wie die Auflösung fest im Gerät zu hinterlegen ist, damit das nicht immer wieder eingegeben werden muss - so ist es zur Zeit.

Das Programm zur leichteren Archivierung, das ich meinte ist ELOoffice. Lese mich dazu auch mal ein.

 

Versuch mal einen ausländischen Scannertreiber. Die sind ggf. schneller, weil sie nicht den unsinnigen Beschränkungen durch die content-Mafia in Deutschland unterliegen.
Mein Flachbettscanner(drucker) scannt in 3 Sekunden ein Dokument. Ich wüßte nicht, was daran langsam ist. Und der war nicht mal teuer.

Ich fürchte, was Du brauchst, ist eher eine Software, die die gescannten Dokumente dann noch durch eine Schrifterkennung jagt und dann kannst Du die Dokumente nach Suchbegriffen durchforsten. Erst das vermeidet das konsequente Einsortieren in Ordner, dann kann ja alles in einem Ordner, ggf. nur automatisch nach Datum getrennt, abgelegt werden.